10 Catering Insider Tipps zur Wahl des Richtigen Caterers

Geldbeutel mit Lupe

Gutes Catering drückt auf den Geldbeutel – Daher: Augen auf!

Es gibt ein paar Faktoren, die für das Gelingen eines Events entscheidend sind – einer dieser Faktoren ist die Qualität, der Geschmack und das Erscheinungsbild des Essens und der Getränke. Viel hängt von der Auswahl des richtigen Caterers ab, und solltest du der Ansicht sein, diese Entscheidung ist nicht so wichtig, dann bedenke Folgendes: Großartiges Catering kann ein Event retten, das auf der Kippe steht, aber schlechtes Catering wird deine Gäste nahezu immer in Richtung der Tür führen (oder, im Alptraum Szenario, auf die Toilette).

Da Catering häufig ebenfalls eines der kostenintensivsten Elemente für ein Event ist, ist die Auswahl des Caterer auch eine signifikante Budget-Entscheidung und kann beeinflussen, wie viel Geld für andere Bereiche übrig ist, abhängig von den Kosten und Mengen des gewünschten Essens.

Zusätzlich ist es eine Tatsache, dass Caterer riesige Unterschiede in der Preisgestaltung und der Art der angebotenen Mahlzeiten aufweisen können. Der Prozess zur Auswahl einen Caterers kann sich daher leicht anfühlen wie ein Vergleich von Äpfeln und Birnen.

Daher haben wir mit einem Dutzend erfahrenen Caterern und Eventmanagern über die Kriterien gesprochen, die bei der Auswahl eines Caterers hilfreich sein werden. Basierend auf diesen Empfehlungen…

Hier sind die Top 10 Kriterien, die du bei der Auswahl eines Caterers beachten solltest.

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Tipp 1 – Reaktionsfähigkeit und persönliches Interesse an deinen Bedürfnissen

Gespräch mit einem CatererUnter all den Event und Catering Experten mit denen wir gesprochen haben kam dieser Punkt immer und immer wieder vor. Die Reaktionsweise und das Interesse des Caterers während der ersten Konversationen ist indikativ für die Performance bei Erfüllung des Vertrags (und späterer Verträge).

„Viele Caterer werden behaupten, dass sie das beste Essen mit den frischesten Zutaten zum günstigsten Preis haben, aber es ist sehr selten, dass jemand sowohl zügig auf Anrufe und Emails antwortet, als auch offen für Kritik und neue Ideen ist“, sagt Cheryl Lynn Foster-Gerton, Event Designerin und Eigentümer von An Essential Event in Denver. “Diese Faktoren können im Vergleich mit Geschmack und Kosten insignifikant erscheinen. Sie zeigen aber letztendlich, dass der Caterer wirklich bemüht ist, Kundenwünsche zu erfüllen und sicherzustellen, dass sowohl Produkt, als auch Service zufriedenstellend erbracht werden.“

Ein künftiger Caterer sollte in den ersten Konversationen soviel wie möglich über dich lernen. Daher sollte er nur 20% der Zeit sprechen und Fragen stellen, während du 80% der Zeit Antworten gibst und deine Anforderungen verdeutlichst. „Wenn der Caterer keine Fragen zum Event stellt, sieht er dich vielleicht nur als den ‘nächsten Kunden'”, betont Lyndsey Bunn, Catering and Conference Services Manager bei Silver Legacy Resort Casino. „Sie sollten daran interessiert sein, alles über das Event zu erfahren. Sie sollten Fragen zum Thema, dem Anlass, Budget und den Zielen stellen.“

Tipp 2 – Fähigkeit, deine spezifische Art von Event zu bedienen

Kongress Catering

Nicht jeder Caterer ist z.B. für das Catering eines Kongress geeignet.

Nicht jeder Caterer ist für jede Art von Events geeignet, und viele Caterer geben das selbst offen zu.

„Wir alle bedienen eine große Bandbreite an Events, aber wir können in verschiedenen Märkten effektiver arbeiten als in anderen. Daher ist es so essentiell, genügend Fragen zu stellen und herauszufinden, ob der Caterer die relevante Erfahrung für dich hat“, erläutert Arthur Bassani, Eigentümer von In Thyme Catered Events in Secaucus, NJ . “Jeder Caterer spezialisiert sich in bestimmten Bereichen, sodass selbst ein Caterer mit einem tollen Ruf vielleicht nicht der richtige für dich ist. Manche sind beispielsweise mehr „Boutique“ und spezialisieren sich auf kleinere, persönlichere soziale Events. Andere spezialisieren sich auf große Unternehmen und Non-Profit [Kunden], wie wir.“

Wenn du also deine Caterer interviewst (und du solltest für jedes Event mit angemessenem Budget mit mindestens 3 Caterern sprechen), musst du detailliert auf den Typ des geplanten Events und die gewünschte Art Präsentation des Essens eingehen. Anderenfalls wählst du eventuell einen Caterer, der einfach nicht gut zur Art oder zum Stil des Events passt.

„Einige Caterer sind unglaublich gut für Grillevents und passen daher ideal zu Unternehmenspicknicks, manche bieten eindrucksvolle Latin-Fusion und passen zu entsprechenden Themenabenden, und wieder andere glänzen mit Eleganz für schicke Galaveranstaltungen“, sagt Greg Jenkins, Partner bei Bravo Productions. “Du solltest den Caterer wählen, der am besten für die entsprechende Funktion geeignet ist, und nicht nur, weil du gute Erfahrung beim letzten Unternehmensmeeting oder bei der Sommerparty der Firma gemacht hast.“

Tipp 3 – Flexibilität bezüglich Menügestaltung

Bratkartoffeln mit einem Stück Scholle

Sollen Oma’s Bratkartoffeln mit auf dem Tisch stehen?

Jeder Caterer hat ein Standard Menü oder Menüs zur Auswahl, und viele bieten ein gewisses Maß an Flexibilität, um mit diesen Menüs durch Austausch oder Anpassung einzelner Elemente den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. „Jeder Caterer mit Erfahrung in der Industrie der weiß, was er tut, sollte verschiedene Menüoptionen haben, die ständig aktualisiert werden und sich ändern, um aktuelle Trends zu bedienen“, sagt Rene Wunderlich, Corporate Account Manager bei Inn at New Hyde Park.

Die herausragenden Caterer werden aber über Standard Menüoptionen hinaus ebenfalls bereits sein, dir etwas Beeindruckendes zu zaubern, das dem spezifischen Thema und den Anforderungen des Events gerecht wird. „Wenn ein Caterer nicht bereit ist, sein Menü anzupassen oder die Angestellten herauszufordern, mit deinem eigenen Thema zu arbeiten und es zu zelebrieren, dann ist das eine rote Flagge“, unterstreicht Christine Courtney-Myers von C3 Agency . “Wir überarbeiten Menüoptionen und führen Verkostungen für die Finalisierung von jedem einzelnen Gericht durch, um die Portionen und Präsentationen zu perfektionieren und das Event Design und Thema des Kunden zu ergänzen.“

Ein idealer Caterer sollte außerdem bereit sein, besondere Anfragen anzunehmen (oder zumindest zu bedenken). „Frage den Caterer ob er bereit ist, das von dir zur Verfügung gestellte Familienrezept einzubauen“, sagt Lyndsey Bunn. „Oder werden sie mit Elementen arbeiten, die für den Stil oder das Thema des Events eine besondere Bedeutung haben? Oder können sie vegetarische, vegane, koscher und kinderfreundliche Gerichte anbieten?“

All dies sind wichtige Fragen, die du vorab stellen musst um zu sehen, wie weit jeder interviewte Caterer die besonderen Anforderungen erfüllen kann und möchte.

Tipp 4 – Bereitschaft, Verkostungen anzubieten

Weinverkostung

Ist der Wein wirklich der Richtige für dein Event? Finde es doch bei einer Verkostung heraus!

Woher willst du jemals wissen, was ein Caterer bieten kann, solang du die Kreationen nicht probierst? Und noch spezifischer, woher weißt du, wie die angedachten Gerichte des Menüs schmecken, solang du nicht genau diese verkosten kannst?

Viele Kunden zögern, um Proben von spezifischen Gerichten des Events zu bitten, da es nach viel Umständen für den Caterer klingt. Es ist jedoch ein Standard, nach Verkostungen zu fragen, bevor du die Unterschrift unter den Vertrag setzt.

Gehe zu mindestens 3 Verkostungen mit verschiedenen Caterern und stelle sicher, dass du probieren kannst, was du möchtest“, empfiehlt Danielle Rothweiler von Rothweiler Event Design . “Gib dich nie mit einem Caterer zufrieden, der nur eine generische Kostprobe anbietet; du musst wissen, wie das Essen auf deinem Menü schmecken wird. Sei bereit, wenn nötig für diese Verkostungen zu zahlen.

Zusätzlich kannst du nach passenden Weinen bei diesen Verkostungen fragen, sollte das für dein Event angemessen sein (nochmals, sei bereit, eine Gebühr zu zahlen… Es ist ein kleiner Preis um zu gewährleisten, dass du den richtigen Caterer wählst). Und wenn du das Essen verkostest, gib auch darauf Acht, wie es präsentiert wird. Jeder Caterer, der sich die Zeit nimmt, eine Kostprobe ordentlich anzurichten, wird sich diese Zeit mit größerer Wahrscheinlichkeit auch am Eventtag nehmen.

Tipp 5 – Vertrautheit mit der Location

Event LocationDu erlebst eventuell eine Überraschung, wenn du einen Barbecue Caterer für Events im Freien für dein Fundraising Event im Festsaal anstellst. Oder wenn du den exklusiven Caterer für Unternehmensevents anstellst, um deine Hochzeit in der Scheune zu bedienen. Warum? Weil diese Caterer vielleicht keine Erfahrung darin haben, in solch einer Umgebung Essen vorzubereiten und zu servieren.

Abhängig von den Einschränkungen der Location kann dies noch spezifischer werden, beispielsweise für Museen und historische Stätten. „Du solltest sicherstellen, dass du einen Caterer wählst, der vorab in dieser Location gearbeitet hat und alle Richtlinien kennt, die für solche Ort typisch sind“, sagt Teresa Davenport, Associate Director für Development and Communications at Morven Park, eine historische Stätte in Northern Virginia. “In Haus unseres historischen Museums sind beispielsweise kein Rotwein und keine echten Blumen gestattet.“

Noch traditionellere Veranstaltungsorte können ebenfalls Beschränkungen haben, an die man sich halten muss – wie spezielle Standards für das Setup oder die Entsorgung von Essensresten und Wasser. Ein Caterer der mit den Regeln der Location vertraut ist kann daher potentiell viele Mühen am Eventtag ersparen.

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Tipp 6 – Komplette Erklärung der im Vertrag genannten Services und Produkte

Vertrag über dein Catering

Jedes Detail muss vertraglich geregelt sein!

Der Vertrag des Caterers sollte deutlich spezifizieren, welches Essen, Getränke und Services am entsprechenden Tag (oder Tagen) erbracht werden. Er sollte dich weiterhin genauso vor nicht erbrachter Leistung schützen, wie er den Caterer vor nicht erbrachter Zahlung schützt. Erwäge daher, einen Anwalt zu konsultieren, bevor du den Vertrag unterzeichnest.

Jedes Detail sollte im Vertrag enthalten sein, einschließlich ausgewähltem Menü, Anzahl der Portionen und/oder Gäste, Service Details zu Getränken/Bar (wenn zutreffend) und jegliche Preisinformationen sowie zusätzliche Services.

„Es ist wichtig zu hinterfragen, was standardmäßig im Vertrag ist, und was ein Upgrade ist“, sagt Heidi Hiller, Eigentümer von Innovative Party Planners. “Zum Beispiel, werden Papier- oder Plastikteller berechnet, obwohl du feines Keramik erwartest? Das ist wichtig, da die Miete davon eine beträchtliche Summe bilden kann. Hinterfrage außerdem die Anzahl der Angestellten (des Caterers), die zu deinem Event präsent sein werden. Wir raten mindestens ein Verhältnis von 1:12, was nicht nur die Bedienung beinhaltet, sondern auch den Koch und seine Hilfskräfte, die Crew zum Laden und Entladen des Trucks, die Spülkräfte, Barkeeper und den Leiter des Banketts.“

Auch scheinbar kleine Details und No-Brainer sollten im Vertrag enthalten sein. „Halte auch alles bezüglich Aufbau und Reinigung sowie Reste vertraglich fest“, betont Anastasia Stevenson, Eigentümer von Coastal Creative Events. “Die meisten [Caterer] werden Reste des Essens mitnehmen, solang nicht vorher etwas anderes besprochen wurde und eine Haftfreistellung gegeben wird“

Tipp 7 – Ein klar definierter Stornierungsplan

Vertragsklausel

Was passiert, wenn dein Caterer absagt?

Kein Caterer mit auch nur einem Hauch von Würde wird einen Vertrag aufsetzen und planen, in letzter Minute abzusagen. Du musst trotzdem sicherstellen, dass dein Vertrag solch eine Stornoklausel beinhaltet, falls der Caterer absagen muss.

„Hole detaillierte Informationen darüber, wie Absagen gehandhabt werden und stelle sicher, dass dieser Aspekt im Vertrag erwähnt wird“, rät Julia Pavlovski von Wedding Wise. “Du solltest herausfinden, ob deine Anzahlung vollständig zurückgezahlt wird und was die nächsten Schritte sind. Und werden sie dich anderen Caterern empfehlen oder mit Anrufen helfen, um einen verfügbaren Caterer zu finden?“

Du willst nur wenige Stunden oder Tage vor dem Event nicht ohne weitere Optionen dastehen, also stelle sicher, dass die Stornierungsprozesse und Strafen feststehen, um einen Backup Plan zu haben.

Tipp 8 – Referenzen mit denen du sprechen kannst

Onlinebewertung

Online-Bewertungen sind gut, vielleicht aber nicht verlässlich.

Natürlich wirst du über die angedachten Caterer recherchieren, und es ist immer gut, online und auf Seiten mit Bewertungen wie Yelp, Wedding Wire und Angie’s List zu beginnen.

Höre hier aber noch nicht auf, da Online Bewertungen nicht immer verlässlich sind (oder sogar authentisch); zum Beispiel könnte ein guter Caterer ein paar wenige Alptraum-Kunden gehabt haben, welche die Bewertungen verzerren, während ein durchschnittlicher Caterer seine Online Bewertungen aufpoliert hat. Versuche, einige vergangene Kunden aufzuspüren und zu kontaktieren.

“Kunden sind in privaten Konversationen häufig offener über Enttäuschungen bezüglich dem Essen und der allgemeinen Erfahrung als in geschriebenen Bewertungen online“ sagt Julia Pavlovski.

Es ist ratsam, Referenzen zu checken, Anrufe zu tätigen und selbst Prüfung durchzuführen“, fügt Greg Jenkins hinzu. Übersetzung: Vertraue nicht nur auf die Worte der Caterer, oder was das Internet sagt… gehe einen Schritt weiter um sicherzustellen, dass du die wahre Geschichte erfährst.

Tipp 9 – Versicherung

Ausrutscher auf einer Banane

Ein Ausrutscher und schon ist es passiert…

Jeder Caterer, mit dem wir gesprochen haben, nannte Versicherungsdeckung als „selbstverständlich“ für Caterer, und du willst sicherlich nicht das Gesetz am Hals haben, weil dein Caterer einen Unfall baut oder etwas übersieht.

“Jedes seriöse Catering Unternehmen wird eine Haftpflichtversicherung haben“, sagt Julia Pavlovski. „Wenn das nicht der Fall ist, ist das definitiv eine rote Flagge. Diese Art der Versicherung schützt dich vor Regress im Falle, dass etwas passiert“

Tipp 10 – Ein erfahrender Koch und Küchenpersonal

KochÜberraschenderweise ist die Dauer des Bestehens eines Catering Unternehmens nicht immer essentiell, wenn es um die Auswahl eines großartigen Caterers geht.

„Die Dauer der Aktivität in der Catering Industrie muss nicht unbedingt bedeuten, dass das Essen vorzüglich und schmackhaft ist“, sagt Greg Jenkins. „Die Erfahrung und der Hintergrund des Kochs können wichtiger sein als der Besitzer des Unternehmens und seine Auszeichnungen im Regal. Es sind der Chefkoch, sein Assistent und das Küchenpersonal, die oft über den Deal entscheiden.“

Stelle also sicher, dass du über den Hintergrund und Lebenslauf des Kochs bescheid weißt, denn er oder sie ist wahrscheinlich die wichtigste Person für das Gelingen des Menüs und ob die Gäste es mögen oder nicht.

Und wann weißt du, ob du den richtigen Caterer gewählt hast? Wie Christine Courtney-Myers es formuliert, “Wenn ein Caterer bereit und fähig ist, deine Gäste mit Eleganz und Vergnügen durch schönes, schmackhaftes und abenteuerliches Essen zu überraschen, welches das Thema komplimentiert, dann ist der Catering Aspekt des Events gelungen“.

 

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