Catering für den Empfang

Unternehmensempfang

Unternehmensempfang

Unter den geschäftlichen Veranstaltungen nimmt der Empfang eine ganz besondere Stellung ein. Denn er bildet eine Brücke vom Unternehmen in die Öffentlichkeit und zu anderen gesellschaftlichen Bereichen.

Einen Empfang kann es aus Anlass eines Betriebsjubiläums geben oder als Veranstaltung eines Ausstellers bei einer großen Messe. In solchen Fällen ist das Event komplett auf das ausrichtende Unternehmen zugeschnitten. Es wird aber genutzt, um die allgemeinen Kontakte und die Stellung in der Öffentlichkeit zu verbessern.

Deswegen nutzen Veranstalter auch gern einen allgemein interessierenden Anlass, um ihr Engagement zu diesem Thema vorzustellen. Man könnte natürlich auch sagen: der Empfang ist eine reine Lobby-Veranstaltung.

Der unterhaltende Charakter steht bei dieser Art des Events im Vordergrund. Aber Show-Acts beispielsweise sind nur Beiwerk. Ein wesentliches Ziel des festlichen Beisammenseins besteht darin, dass die Gäste miteinander in Kontakt kommen, die Unterhaltung sozusagen selbst bestreiten. Die Botschaft des Veranstalters soll dabei die Hauptrolle spielen.

Es kann aber auch nur die reine Geselligkeit gepflegt werden. Dann wird von einer Cocktailparty, einem Sektempfang oder einem Apéro gesprochen. So breit die Möglichkeiten auch gefächert sind, in einem sind sich diese Events alle ähnlich: Sie stellen eine gehobene Form der Geselligkeit für die geladenen Gästen dar und definieren einen hohen Grad von öffentlicher Reputation.

Der Empfang ist sozusagen die Vorstufe zur Gala. Während sich die „große Gala“ wirklich allgemein interessierenden Themen zuwendet, kann ein Empfang faktisch von jedermann und in seinem eigenen Interesse ausgerichtet werden. Es müssen jedoch einige Bedingungen erfüllt werden, damit die Gäste sich auch wirklich „die Ehre geben“. Denn schließlich leitet sich der Empfang von der „Audienz“ ab, die nur von höher gestellten Persönlichkeiten gegeben wird.

Dabei ist das Catering für den Empfang von eminenter Bedeutung – denn nichts illustriert den hohen Anspruch des Events sinnfälliger, als die Güte der angebotenen Speisen und Getränke.

An einen Empfang werden hohe Ansprüche gestellt

Livecatering fantasty CAKE deftig

Livecatering fantasty CAKE deftig oder süß

Mit der Teilnahme an einem Empfang zeigen die Gäste, dass sie den Einladenden als gesellschaftliche Größe akzeptieren. Der Komponist Jaques Offenbach hat dieses oft fragile stille Agreement als Vorlage für seine Operette „Salon Pitzelberger“ verwendet. Der Versuch eines Neureichen, sich mittels eines teuren Festes im öffentlichen Leben seiner Stadt zu etablieren, droht zu scheitern. Mit viel Satire wird inszeniert, welche Katastrophe die Absage der Soiree bedeuten würde – vor 150 Jahren ebenso wie heute.

Es ist also sehr viel Vorsorge und ein genaues Management nötig, damit der Empfang auch wirklich zum Erfolg wird. Denn nichts Geringeres als der Ruf des Veranstalters steht auf dem Spiel. Er richtet die Gesellschaft genau zu diesem Zwecke aus – nämlich um seine Wahrnehmung in einer bestimmten Branche oder generell in der Öffentlichkeit zu verbessern. Nichts wäre peinlicher als das Scheitern dieser ambitionierten PR-Maßnahme live und am offenen Patienten.

Ein kluges Einladungsmanagement, das ausreichend Publikum sichert, und ein attraktives Programm sind die Grundsäulen der Feierlichkeit. Daraus entsteht ein Domino-Effekt: wenn ein Vertreter der lokalen Prominenz seine Teilnahme zugesagt hat, dann folgen mit Sicherheit auch dieser und jener. Um die „Spitzen der Gesellschaft“ für das Event zu interessieren, ist eine hohe Qualität aller Event-Elemente unabdingbar – vor allem aber der gastronomische Service.

Die Bewirtung ist deswegen herauszuheben, weil sie den unmittelbarsten Eindruck bei den Gästen hinterlässt. Über einen teilnehmenden Promi oder Künstler kann man geteilter Meinung sein, Dekorationen Catering werden eher beiläufig wahrgenommen – aber die Qualität der Speisen und Getränke sowie der dazu erforderliche Service bilden die Grundlage der Event-Bewertung. Mit einer klugen Vorbereitung kann jeder Veranstalter auf diesem wichtigen Gebiet die entscheidenden Punkte einfahren.

Der Empfang beim Empfang

Sektempfang

Perlende Begrüßung – Sektempfang

Der „gute Empfang“ ist die Grundlage jeder Kontaktaufnahme – bei Verwandten, im Hotel und selbst am Radio. Das wirkungsvollste Symbol für eine herzliche Begrüßung ist immer noch eine kleine, auf den Anlass zugeschnittene Gabe. Brot und Salz beim Einzug in die neue Wohnung, ein frischer Blumenstrauß auf dem Tisch des Hotelzimmers, der Schoko-Riegel als Gastgeschenk in der Konferenzmappe – jeder Ankommende freut sich über eine kleine Aufmerksamkeit. Sie sagt ihm, dass der Gastgeber mehr in sein Event investiert hat als üblich, und seine Gäste mit einer persönliche Geste willkommen heißen will.

Auf einem Empfang wird zu diesem Zweck in der Regel als erstes ein Sektglas gereicht. Über die Zeit des Eintreffens der Gäste sind deshalb so viele Kellnerinnen und Kellner mit gut gefüllten Tableaus im Eingangsbereich zu platzieren, dass jeder Neuankömmling unverzüglich ein Getränk angeboten bekommt

Die Begrüßung erfolgt in einer echten Face-to-Face-Situation. Natürlich werden der Gastgeber und seine Beauftragten im Eingangsbereich vertreten sein und möglichst schnell selbst die Kommunikation mit den Gästen übernehmen – auch wenn sie nur in einem dezenten Weiterleiten in den Veranstaltungsraum besteht.

Kein gefülltes Sektglas darf länger als 10 Minuten auf dem Tableau stehen – dann hat es sich meist schon ausgeperlt und signalisiert jedem Getränkekenner ein eher ein schales denn ein willkommenes Gefühl. Alkoholfreie Getränke und Wein zeigen da mehr Durchhaltevermögen, sollten aber auch nicht unbegrenzt in Gläsern vorgehalten werden.

Besondere Ideen auf dem Empfang

fantasty CAKE für den Empfang

fantasty CAKE – kreatives Livecatering

Das Warten auf die Eröffnung des Buffets gilt mittlerweile als überholt. Statt dessen findet meist schon beim Eintreffen der Gäste ein kleines kulinarisches Happening mit raffiniert kredenzten Appetizern statt. Dazu gehören Flying Buffets, die eine bunte Auswahl schmackhafter Canapés bieten oder Tableaus mit kreativem Fingerfood, Appetithäppchen oder Gabelgerichte, die mit einem Bissen verzehrt sind.

Idealerweise tragen diese lukullischen Kreationen einen inhaltlichen Verweis auf den Anlass in sich. Das lässt sich sehr einfach mit grafischen Elementen machen, indem das Prinzip der kleinen Fahnen an Spießen auf den Gastgeber umgelegt werden. Mehr Aufwand erfordern da schon bestimmte Formen (z.B. spiralförmige Häppchen) oder die sinnfällige Kreation einer unternehmensspezifischen Speise wie das Vanille-Logo auf dem Dessert.

Auch die Getränke sollten die zentrale Botschaft des Events unterstreichen und eine animierende Rolle beim Eintreffen der Gäste spielen – bei einer guten Idee womöglich sogar anstelle des obligatorischen Sekts. Auf jeden Fall sollte die Barkarte allgemein beliebte Cocktails in der Namensgebung auf den Anlass ummünzen. Die simple Cola-Wodka-Variante beispielsweise avanciert auf diese Art zum idealen Getränk für einen Empfang zur amerikanisch-russischen Kooperation. Bei der riesigen Auswahl an Cocktails lässt sich immer eine ansprechende Variante finden.

Über all diese Details, die dem Gast das Gefühl des Willkommens vermitteln sollen, dürfen natürlich die Formalien der Begrüßung nicht vergessen werden: jeden Neuankömmling mit netten Worten bedenken, möglichst mit einem passenden Gesprächspartner versehen und nebenbei die Registrierung erledigen lassen.

Das Buffet oder Catering für den Empfang

Catering für den Empfang - das Buffett

Catering für den Empfang – das Buffett

Ob nun zu einem bestimmten Zeitpunkt eröffnet oder nicht – das Buffet ist der zentrale Punkt für das Gelingen des Abends. Da die Festivität in der Regel sehr unterschiedliche Gästegruppen zusammenführt, ist es sinnvoll, das Buffet auch für viele Geschmäcker auszurichten. Reichhaltigkeit bedeutet in diesem Fall vor allem Variabilität. Nicht die Masse des Angebots soll die Gäste beeindrucken, sondern die Vielzahl der kulinarischen Möglichkeiten. Von der rustikalen regionalen Variante über das französische Käsebrett bis zu erlesenen exotischen Köstlichkeiten sollte alles vorhanden sein. Die Standards wie Fleisch- oder Pastagerichte werden in größeren Mengen vorgehalten, alles andere wird zugunsten der Vielfalt weniger breit aufgestellt. Hier kommt es auf ein aufmerksames Buffet-Management an, das rechtzeitig stark nachgefragte Spezialitäten wieder neu auflegt.

Die Speisen müssen nicht zwingend kombinationsfähig sein. Denn es kommt nicht auf die einmalige Beköstigung aller Teilnehmer an, sondern auf eine angenehme kommunikative Situation über den ganzen Abend. Diese ist entschieden besser gegeben, wenn die Gäste nicht mit einem 5-Gänge-Menü beschäftigt sind, sondern sich je nach Lust und Laune aus dem Buffet etwas “herauspicken” und leicht mit sich führen können. Beim Empfang ist es geradezu Usus, das Buffet öfter aufzusuchen – und das nicht unbedingt wegen des Appetits. Oft genug ist der Gang an die “Fleischtöpfe” eine willkommene Gelegenheit, sich aus einer unergiebigen Gruppen-Unterhaltung zu lösen, ohne unhöflich zu erscheinen.

fantasty CAKE süß gefüllt

fantasty CAKE – neu und originell

Ebenso ist es auch ein Standard, Personen von besonderem Interesse an das Buffet zu locken, um sich allein mit ihnen unterhalten zu können. Dann ist es gut, wenn man auf eine besondere Köstlichkeit verweisen kann, die dem (oder der) Entführten noch unbekannt ist.

Je vielfältiger die Auswahlmöglichkeiten, desto mehr Chancen für eine lockere Kommunikation. Small Talk braucht Anlässe – und die liefert ein variantenreiches Buffet oder frische Catering-Ideen. Nirgendwo lernen sich mehr Leute kennen als beim Gang um den Buffet-Tisch. Tolle Geschmacksvarianten, Rezepte und Kochtricks sind ein unerschöpfliches Thema, über das sich erst einmal ohne größere Verpflichtung parlieren lässt. Stellt sich die Buffet-Bekanntschaft als wenig hilfreich für die eigenen Ziele heraus, kann man sich auch problemlos wieder entfernen. Ergeben sich Anknüpfungspunkte für beidseits interessierende Fragen, wird das Gespräch einfach intensiviert.

Die kreative Gestaltung der Speisen unter einem bestimmten Motto hilft auch, sich schnell auf einen gemeinsamen ideellen Nenner zu einigen. Für das Assoziieren von Sichtweisen gibt es kaum etwas Besseres als einen scheinbar neutralen Ansatzpunkt. Wenn ein Gesprächspartner das Firmen-Emblem auf der Sahnetorte gut findet, kannst sicher sein, dass er auch allen anderen Aktivitäten des Gastgebers positiv gegenüber steht. Ironie, leichte Kritik oder ein Gag zu dem gleichen Thema signalisieren eine differenzierte Einstellung. Mit solchen Gesprächspartnern kannst du heiklere Dinge besprechen.

Das Catering für den Empfang ist ein nicht zu unterschätzender kommunikativer Faktor. Dieser Tatsache sollte sich jeder Gastgeber bewusst sein. So gut, wie er in dieser Teildisziplin abschneidet, fällt auch die Meinungsbildung zu seiner Botschaft aus. Nicht nur Liebe geht durch den Magen – auch das Image.

Viel Erfolg bei der gelungenen Umsetzung Deines besonderen Empfangs
wünschen Dir die Mitarbeiter von fantasty!

Logo fantasty Livecatering

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Vella Arau - 22. Oktober 2017 Reply

Hervorragender Beitrag und einen wirklich schönen Blog hast du hier! Ich werde sicherlich öfter mal vorbeischauen! 🙂

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