Festival Catering – Darauf musst du achten

Musik auf dem Festival

Dauerbrenner: Musikfestivals

Musikfestivals liegen immer noch stark im Trend. Auch wenn die erste Generation der Open-Air-Besucher mittlerweile von der grünen Wiese auf die heimische Couch gewechselt ist, bleibt die Faszination der Live-Atmosphäre ungebrochen. Seit den 90er Jahren hat sich die Zahl der Festivals in Deutschland fast vervierfacht. Mehr als 500 Events aus allen Sparten der Musik gibt es hierzulande bereits – Tendenz steigend. Denn nicht nur das klassische Rock-Konzert, sondern auch alle anderen Genres von Volksmusik bis Klassik setzen zunehmend auf die Attraktion “Open Air” und einen festen jährlichen Termin. Acht Millionen Besucher nehmen diese Angebote dankend an – das sind durchschnittlich 16.000 Gäste auf jedem Festival.

Ein Plusfaktor für diese Events ist die angemessene gastronomische Versorgung. Gerade auf den Festivals der populären Spielarten sind die Besucher faktisch über mehrere Tage an die Location gebunden und damit Dauerkunden an den Speise- und Getränkeständen am Veranstaltungsort. Auch die so genannten Selbstversorger haben wenigstens ab und zu Appetit auf etwas anderes als die mitgebrachten Brote. Für Caterer tut sich hier ein reiches Betätigungsfeld auf.

Um Gewinn zu erzielen solltest Du zusammengefasst auf bestimmte Punkte achten:

  • Vielfältiges Angebot an Essen – von klassisch bis ausgefallen
  • Gut sortiertes Angebot an Getränken – Bier, Sekt sowie Cocktails und vor allem alkoholfreie  Getränke
  • Die richtige Kalkulation – berechne jeden Posten, auch die ganz kleinen und unscheinbaren
  • Wähle Dein Personal sehr gut aus – Du musst Dich zu 1000 Prozent darauf verlassen können

Hier kommen die wichtigsten Tipps!

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Die Vielfalt hat gewonnen

Zeltlager

Camping auf dem Festival

Nicht nur das breite Musik-Spektrum der Festivals sorgt für Vielfalt, sondern auch die Infrastruktur. Vom “betreuten Camping” mit Duschen und Chill-Zonen bis zum mobilen Spezialitätenrestaurant reicht heute die Palette der Angebote in den Festival-Arealen. Die Zeiten, als Hunderte Fans im Matsch zelteten und vor einer Bockwurstbude Schlange standen, sind lange vorbei. Wenn sich heute vor einem Festival-Stand  Schlangen bilden, dann hat dort ein Anbieter im wahrsten Sinne des Wortes den Geschmack des Publikums getroffen – oder wenigsten den eines größeren Teils.

Denn wer auf Festveranstaltungen fährt, der ist hungrig auf besondere Erlebnisse und Neues – und diese Orientierung beschränkt sich nicht nur auf die Musik. Das historische Ambiente eines Festival-Areals, seine Naturschönheit oder völlig “umgewidmete” Locations sind genauso Interessefaktoren wie die Fragen des Komforts, der Kommunikation oder eben der Gastronomie.


Festival-Publikum mit unterschiedlichen Geschmäckern

Crowd auf dem Festival

Viele Fans – Viele unterschiedliche Geschmäcker

Das Publikum ist mittlerweile stark durchmischt, selbst wenn es in die Regionen von Punk oder Ska geht. Gealterte Fans, die ihren Idolen die Treue halten, sind dabei nur der geringste Anteil. Es kommen immer mehr Besucher, die nur von der Atmosphäre des Festivals gehört haben und diese live erleben wollen. Im Gegenzug bringen sie auch unterschiedliche Vorlieben mit, und dazu gehören in erster Linie Speisen und Getränke. Wenn es auf dem Festival auch noch etwas Besonderes zu “naschen” gibt, hat sich die Reise für die “Neuen” auf jeden Fall gelohnt – auch wenn der Musikgeschmack vielleicht nicht ganz zufrieden gestellt worden ist.

Klassik-Veranstalter wiederum wollen mit der Open-Air-Atmosphäre jüngere Zielgruppen anlocken, und rüsten entsprechend auch im gastronomischen Angebot um. Sekt und kleine Häppchen, das bekannte Küchen-Klischee der Hochkultur, ist bereits total in den VIP-Lounges verschwunden. Was bei einem Konzert der “höheren Ästhetik” an Speisen und Getränken angeboten wird, unterscheidet sich kaum mehr von den Offerten im populären Bereich. Wichtig ist allen Veranstaltern nur: die Vielfalt. Das ist die Chance für innovative Ideen im Catering und das Propagieren von neuen Trends. Das beste Beispiel dafür ist die rasante Zunahme von Vegan-Angeboten auf deutschen Festivals. Hier gewinnt diese Art der Ernährung überdurchschnittlich viele Anhänger. Festivals als Marketing-Impuls für neue gastronomische Angebote? Die Antwort lautet eindeutig: ja.


Was sind die lukullischen Renner auf Festivals?

Sandwiches

Sandwiches liegen im Trend

Selbstverständlich haben die gute alte Bockwurst, das Grill-Steak oder die Gulaschkanone weiter ihre Berechtigung in der Festival-Versorgung. Pommes frites sind ein Teil der Leitkultur, und dürfen schon deshalb nicht im Speiseplan der meisten Menschen fehlen. Gegen die etablierten Caterer auf diesem Gebiet antreten zu wollen, ist allerdings keine gute Idee. Denn die verfügen über jahrzehntelange Erfahrung, ein längst amortisiertes Equipment und eine Großkalkulation, die kein Neueinsteiger halten kann. Aber hier werden ja auch nur die traditionellen Bedürfnisse abgegolten, und nicht die Zuwachsraten. Die liegen auf ganz anderen Gebieten.

Ganz vorn dabei: die Sandwich-Kultur. Schinken, fleischlos, Käse, Pasteten, Gemüse, Früchte … der Phantasie scheinen keine Grenzen gesetzt zu sein. Auf dem Fuße folgt die warme Variante in Form von Burgern aller Art. Auch hier gilt: der Belag bzw. die Füllung ist frei wähl- und kombinierbar. Mittlerweile hat sich eine ungarische Variante in diese Phalanx “eingeschlichen”. Nein, nicht der sattsam bekannte Gulasch, sondern das bis dato hierzulande weniger bekannte Langos. Dabei handelt es sich in er Urform um ein Fettgebäck mit süßen Zutaten – aber nun auch in veganer oder lowcarb Version zu haben.

Pizza und CO. sind nicht mehr Nummer 1

fantasty CAKE für Festival-Catering

Ein Highlight für das Festival-Catering: fantasty CAKE deftig oder süß

Von hier ist es nicht weit bis zum Palatschinken (oder urdeutsch: Eierkuchen) oder seiner modernen Form, dem Wrap. An den Versorgungsständen auf Festivals werden Teigmassen gefaltet, gefüllt und verkauft, dass es eine wahre Freude ist. Selbst die eigentlich angesagte Pizza gerät dabei ins Hintertreffen. Aus der Italo-Gastronomie schwappt noch Überbackenes in das Festival-Angebot, aus Spanien die Tapas, aus Lateinamerika die warmen Maiskolben. Internationalität ist Trumpf. Aus der deutschen Küchentradition ragt die Pilzpfanne heraus, die den neuen Bedürfnissen in Richtung gesunde Ernährung noch am ehesten entspricht – wenn auch fraglich zubereitet.

Wenn es denn richtig herzhaft sein soll: Grünkohl, mit allem, was sich dazu kombinieren lässt. Grünkohl hat den Nimbus des Guten und knüpft gleichzeitig an den deftigen Geschmack nördlich der Alpen an.

Auf diesem riesigen Feld der lukullischen Möglichkeiten lässt sich leicht ein neues Produkt positionieren. Ideen gibt es zuhauf. Wie aber sieht es mit der realistischen Umsetzung aus?

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Kalkulation für Festivals

Kalkulation im Business

Kalkulation ist wichtig für den Erfolg des Business

Das Hauptproblem für einen passionierten Gastronom oder Hobbykoch ist sicherlich nicht die Zubereitung seines Produkts. Viel schwieriger ist es, die Kunst der Zubereitung auf Hunderte oder Tausende Produkte am Tag auszulegen.

Die zweite Hürde: die Mengenkalkulation. Denn die Verkaufszeit engt sich auf wenige Tage ein, innerhalb derer jedoch der Absatz möglichst optimal sein soll. Eine ähnlich hohe Menge innerhalb weniger Tage abzusetzen ist in der Regel nicht möglich. Wer von Festival zu Festival reist und/oder andere Markttreiben wahrnimmt, steht sozusagen im laufenden Betrieb. Aber um dahin zu kommen, muss man sein neues Angebot eben bereits am Markt etabliert haben.

Damit der erste Gastro-Auftritt auf einer Festveranstaltung nicht zum finanziellen Reinfall wird, ist es am besten, sich an den eigenen Kapazitäten zu orientieren. Reichen diese (oder eine angemessene Erweiterung) aus, um den eigenen Aufwand wieder einzuspielen, solltest Du dich genau darauf konzentrieren.

Freilich ist der Gedanke, nach dem ersten Tag leergekauft zu sein, recht schmerzlich – aber dann hat es immerhin zu einem bescheidenen Gewinn gereicht.

Event-Catering – harte Arbeit für dich und deine Mitarbeiter

Erschoepft vom Festival Event

Viel Arbeit, wenig Schlaf – Festival Caterings sind anstrengend

Lass in Deiner Kalkulation keinen Posten unberücksichtigt. Setze vor allem Deine Arbeitszeit nicht zum Spaß ein. Gastronomische Versorgung auf Festivals ist harte Arbeit. Selbst wenn der Abverkauf nur schleppend von statten geht – alle Aufbauten, die Aufrechterhaltung des Betriebs und der Abbau sind Anstrengungen, die nicht spurlos an Dir vorübergehen. Lange Öffnungszeiten, wenig Schlaf, ständige Präsenz – das kann auch an der körperlichen und psychischen Substanz zehren, ohne dass die Zubereitung der Speisen im Akkord erfolgt. Letzteres ist natürlich der bessere Fall. Dann weißt Du bei Ladenschluss wenigstens, was Du geleistet hast. Und das Hantieren unter dem Druck der Wartenden setzt auch Adrenalin frei – ein durchaus angenehmes Gefühl (neben dem Kassensturz).

Mieten, Ausleihe von Equipment, Materialeinsatz, Kühlung, Lizenzen, Genehmigungen – an alles muss gedacht und mit einer Zahl versehen werden. Liegt Dein Break Even sehr hoch, hast Du nur zwei Möglichkeiten: Top oder Flop bzw. das Risiko angehen oder gar nicht erst antreten.

Ein vertretbares Risiko ist der mögliche Ausfall der Bezahlung der eigenen Arbeitskraft. Dann musst Du im schlimmsten Fall die Sache als Erfahrung buchen. In der Regel bist Du hinterher so schlau, dass Du den zweiten Versuch cleverer angehen kannst. So wie aber Dritte ins Spiel kommen, die anschließend als Gläubiger auftreten können, ist kein Risiko mehr gerechtfertigt – es sei denn, Du hast genügend Geld zu verschenken.

Aber kehren wir mal vom Extrem zum Normalfall zurück. Festivals halten Tausende von potenziellen Kunden für Dich bereit. Du musst nur ein paar Hundert pro Tag erreichen – dann ist in der Regel der Erfolg im Kasten.


Kosten auf dem Festival

Festival Foodtruck

Auch ein kleiner Foodtruck kostet Geld

Jedes Musikfestival hat seine eigenen Standpreise und setzt die Kosten für die technische Infrastruktur selbst fest. Aber ein guter Richtwert sind 100 Euro pro laufenden Meter Ausgabe-Tresen bzw. Quadratmeter Stand. Bei längerem Veranstaltungszeitraum kann sich dieser Betrag natürlich erhöhen; eine Senkung bei kurzer Dauer indes ist eher selten. Dazu kommen die Strompauschale, die technischen Anschlussgebühren, Wassergeld und die Müll-Entsorgung – also am Ende auch noch einmal wenigstens 200 Euro.

Ein kleiner Eiswagen für ein Festival-Wochenende bringt es so leicht auf 800 Euro Kosten allein für die Teilnahme. 40 Stunden Arbeitszeit für zwei Personen sind selbst im Falle der Selbstausbeutung immer noch 500 Euro und der Materialeinsatz schlägt ebenfalls in dieser Größenordnung zu Buche – davon ausgehend, dass Du auch ein besonderes Eis anbietest. Muss der Eiswagen noch gemietet werden, bist Du locker bei 2.500 Euro Kosten. Das bedeutet nichts anderes, als auch 1.000 kleine und 750 größere Eisportionen zu verkaufen. Bei einer Veranstaltungsdauer von drei Tagen ist das kein Problem. In 36 Stunden Öffnungszeit könnten auch noch mehr Portionen über den Ladentisch gehen.

Beachte unbedingt die Produktionszeit, die Du für Dein Produkt brauchst. Wenn die kalkulierte Verkaufsmenge rein technisch gar nicht mach- bzw. absetzbar ist, ist der ganze Plan für die Katz. Der Eisautomat ist nur ein begrenzt aussagekräftiges Beispiel. Aber er markiert den unteren Rand dessen, was notwendig ist. Jeder Euro, den Dein Produkt mehr kostet, führt Dich schneller in die Gewinnzone.

Immer vorausgesetzt: Du hast ein gastronomisches Angebot, das bei den Besuchern auch ankommt!

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Viel Erfolg bei der gelungenen Umsetzung Deines Eventcaterings
wünschen Dir die Mitarbeiter von fantasty!

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