Kongress Catering – das Schwergewicht unter den Events

Kongress

Erst die Arbeit dann das Vergnügen? – Snacks sollten in den Kongress Pausen ebenso serviert werden

Der Kongress ist das absolute Schwergewicht unter den Events. Das leitet sich – im Gegensatz zur Tagung – nicht nur aus seiner mehrtägigen Dauer ab und einer Teilnehmerzahl von meist mehreren einhundert Personen, sondern vor allem aus seiner Bedeutung. Denn Kongresse sind nicht einfach nur eine Zusammenkunft von Fachleuten zwecks Informationsaustausch.

Bei Kongressen geht es in der Regel um richtungweisende Weichenstellungen – jedenfalls wird dieses Image auch von Veranstaltern bemüht, die nur ihrem Angebot Nachdruck verleihen wollen. Ein Kongress findet nicht statt, er wird zelebriert. Jeder Teilnehmer ist faktisch ein Ehrengast, und trägt mit seiner Anwesenheit wiederum zu Bedeutung des Kongresses bei.

Kongresse sind gern international, haben die besten Experten in ihren Reihen und schmücken sich mit dem führenden Wissenschafts- und Wirtschaftspersonal. Die Kongressorganisation erfolgt dual: das Event soll insgesamt durch Extraklasse bestechen, aber auch jeder Gast soll sich durch seine Teilnahme erhoben fühlen. Das hat natürlich erhebliche Konsequenzen für das Catering.

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Kein Kongress ohne Konzept

Kongress

Ein gut durchdachtes Konzept auf einem Kongress sorgt für Entspannung bei den Teilnehmern

Jede Zusammenkunft hat eine Wirkungsabsicht, und die ist beileibe nicht nur nach außen gerichtet. Pressemeldungen und Live-Berichterstattungen sind von den Veranstaltern gern gesehen. Aber das eigentliche Wesen des Events besteht darin, aus den Teilnehmern Multiplikatoren zu machen, die den Kongressinhalten in ihren Wirkungsbereichen Geltung verschaffen.

Ein sehr schönes Beispiel ist der jährlich stattfindende Deutsche Ärztetag, der 2017 bereits sein 120. Jubiläum feiern kann. Wenn du glaubst, dass hier die neuesten medizinischen Verfahren diskutiert werden, liegst du leider zum größten Teil falsch.

Der nationale Verband (seit nunmehr fast 60 Jahren die Bundesärztekammer) sorgt mit seinem Jahreskongress dafür, dass seine Interessenlage als beschlossene Sache in den politischen Meinungsbildungsprozess (sprich: Gesetzesvorlagen) eingeht. In den sich ständig ändernden Rahmenbedingungen definiert sich die etablierte Ärzteschaft so immer wieder neu. Kostprobe gefällig?

Kongress medizinische Versorgung

Medizinische Versorgung – Top Thema auf einem Kongress der Bundesärtzekammer

Erster TOP 2017 ist das Thema “Medizinische Versorgung – Balance zwischen Wertschöpfung und Wertschätzung”. Natürlich werden auch Fragen der Forschung, der Ausbildung oder Personalkonzepte behandelt – aber eben auch der Schulterschluss mit der Pharmaindustrie oder die Frage, warum der Ärztekittel weiterhin unverzichtbar als Statussymbol ist.

Über vier Tage wird eine inhaltliche Dramaturgie entwickelt, die jedem Teilnehmer das Gefühl gibt, auf das Beste aus erster Hand informiert zu sein und mit seinen Zustimmungen das Optimale für das deutsche Gesundheitswesen geleistet zu haben.

Auf dieses Gefühl wirken nicht nur die Themenregie oder die Reputation der Referenten, sondern auch der Ablauf des Kongresses, die Umfeldbedingungen, der individuelle und nicht zuletzt die Qualität der Bewirtung ein. Entsprechend gibt es nicht nur das inhaltliche und das organisatorische Konzept, sondern auch ein gastronomisches.


Ein Catering Konzept ist Pflicht

exklusives Bankett auf dem Kongress

Gutes Essen sorgt für Harmonie unter den Kongress Teilnehmern

Catering selbst kann keine Beschlüsse beeinflussen, sehr wohl aber das Verhältnis der Teilnehmer zum Veranstalter. Damit dieses recht wohlwollend ausfällt, werden beim Catering alle Hebel auf “positiv” gestellt. Die alte deutsche Weisheit “Wes Brot ich ess, des Lied ich sing” wäre eine zu starke Vergröberung, zumal die Kongressteilnehmer aus einer Fülle erlesener Speisen und weitaus exotischeren Essenbeilagen als Kornfruchtprodukten wählen können.

Aber das Grundprinzip ist schon richtig: einem guten Gastgeber sehe ich die eine oder andere inhaltliche Einschätzung nach, zügele meinen Widerspruchsgeist und gehe, wenn nur irgend möglich, mit angebotenen Kompromissen konform. Gutes Essen sorgt für Harmonie, und wenn das Catering Konzept auch noch selbst einige Impulse gibt, die bei den Teilnehmern den Glauben an das Gute festigen (im oben genannten Fall beispielsweise gesunde Kost-Variationen), mag keiner mehr am hehren Willen des Gastgebers zweifeln.

Üblicherweise nimmt das Catering Konzept folgende Punkte in seine Strategie auf:

✎ Inhalte des Kongresses

✎ Zentrale Kongress-Idee

✎ Image des Ausrichters

✎ Werte der Zielgruppe

✎ Zeitpunkt und Ort des Events

✎ Zeit- und Raumplanung

✎ Rahmenprogramm

✎ Outdoor-Aktivitäten

Das daraus grundlegende abgeleitete Speisen- und Getränkeangebot musst du nun auf die einzelnen Versorgungsarten eines Kongresses umlegen:

Menükarte

Ein reichhaltiges Menüangebot sollte gerade auf einem Kongress geboten werden

➀ Pausenversorgung

➁ Tagungsverpflegung

➂ Individuelle Snack-Varianten

➃ Get together Catering (z.B. gemeinsame Menüs)

➄ Catering für die verschiedenen Varianten des Abendprogramms (Empfang, Gala, Ball, Outdoor, Produktpräsentation, Stargast u.ä.)

Wichtig ist, dass du in der jeweils zur Verfügung stehenden Zeit jeden Gast ähnlich schnell und qualitativ gleichwertig bedient kannst wie sein Nachbar.

Wie ausgeflippt oder traditionell, stylish oder bodenständig, zukunftsorientiert oder konservativ das Event angelegt ist – das Catering folgt diesen Leitlinien mit gourmesker oder deftiger, internatipnaler, gesundheitsbewusster, veganer  oder sonstiger trendiger Kost.

Vielleicht sind unsere fantasty CAKEs genau das Richtige für dein Vorhaben? Spielen religiöse Regeln eine große Rolle, musst du natürlich auch diese bedenken. Im Übrigen gelten die gleichen Anforderungen, wie sie in unserem Beitrag “Catering für Tagungen” beschrieben sind – aber eben in deutlich größerer Dimensionierung.

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Kein Kongress ohne Abendveranstaltung

große Bühne für Konzert

Abendveranstaltung – vielleicht mit einem Konzert?

Es gehört zur konsequenten Kongress-Dramaturgie, dass die Teilnehmer auch in den Zeiten außerhalb des Plenums oder der Arbeitsgruppen mit den Botschaften des Veranstalters “versorgt” werden. Diese Funktion übernehmen die Abendveranstaltungen oder das Rahmenprogramm. Bei größeren Kongressen gibt es sogar mehrere Wahlmöglichkeiten. Denn viele Lobbyisten nutzen die Möglichkeit, die meinungsbildende Schicht ihres Klientels im Rahmen eines Kongresses selbst einzuladen.

Ob gemeinsame Großveranstaltung oder kleiner Empfang je nach Interessenlage – die Anforderungen an das Catering sind ähnlich.

Keinesfalls solltest du die tagsüber praktizierte Form bei der Versorgung beibehalte. Abwechslung und Überraschung sind Trumpf.

Nach einem langen Kongresstag will kaum einer mehr sitzen – folglich sind bewegungsvariable Bewirtungsformen die beste Wahl.

Ebenso kontraproduktiv wäre eine Gleichschaltung der Versorgung, wie es beispielsweise bei einem Mehr-Gänge-Menü der Fall ist. Der Vorteil des Abends besteht in der fast unbegrenzten Wahlmöglichkeit bei Speisen und Getränken. Themen-Buffets und Getränke-Tresen für die individuelle Versorgung übernehmen die Vorherrschaft.

Versorgungsangebot Kongress

Ein Buffet muss immer gut gefüllt sein

Aber nicht nur die Vielfalt, auch die Anzahl der Teilnehmer bestimmt das Maß der Service-Stationen. Jede Schlangenbildung, jedes “leergefegte” Buffet, jedes längere Suchen nach einem Versorgungspunkt führt zu Unbehagen bei den Gästen. Genau das Gegenteil aber wird an einem solchen Abend zu erreichen versucht. Die Balance zwischen Überangebot und Engpass ist die Hauptaufgabe bei einem Kongressabend.

Besonders tückisch kann diese Aufgabe werden, wenn die Abendveranstaltung in relativ kleinen Räumen stattfindet. Einerseits trägt ein “volles Haus” gut zur Stimmung bei, andererseits bleibt weniger Platz für die Trennung von Gäste- und Funktionswegen.

Du musst auf jeden Fall sicherstellen, dass die Belieferung und die Entsorgung zu und von den Service-Stationen über separate Wege möglich ist. Dein Bedienungspersonal benötigt eine “beruhigte Zone”, in der es Bestellungen abgeben und Tabletts neu “beladen” kann.


Catering am Kongressabend

Starkoch mit Fleisch

Show-Kochen sorgt für reichlich Unterhaltung

Das Buffet ist mit Abstand die beliebteste  Form  der  Verköstigung  bei  Events. Es ist in der Regel auch die kostengünstigste Variante, da nach Bedarf nachgelegt werden kann und die Gäste sich selbst bedienen. Die Buffets können nach kulinarischen Schwerpunkten ausgerichtet sein und so auch im Detail auf die Genussvorlieben der Gäste eingehen.

Aber Essen ist nicht nur Nahrungsaufnahme, sondern auch Erlebnis. Dafür empfiehlt sich Front-Cooking. Du kannst es an einem Buffet als Teil (der frischen Zubereitung) des Angebots einrichten oder als eigenen Versorgungsstand funktionieren lassen. Obwohl sich die Gäste Beilagen, Salaten oder Desserts selbst dazu nehmen, ist der personelle Aufwand erheblich höher.

Den höchsten Unterhaltungswert hat natürlich das Show-Kochen. Hierbei bist du jedoch gezwungen, darauf zu achten, dass bei jedem Gang auch eine genügend große Anzahl gleicher Zubereitungen erfolgt, damit sich das Interesse am Ende nicht in “leider leer ausgegangen” auflöst.

Die Alternativen (oder Ergänzung) zu den stationären Versorgungspunkten sind Flying-Buffets. Zur  Begrüßung der Gäste oder immer wieder zwischendurch sind sie die wunderbare Möglichkeit, Gäste an dem Punkt ihres Kommunikationsinteresses mit Speisen und Getränken zu versorgen. Entsprechend werden auch nur kleine  Portionen mit kleinem  Equipment  gereicht. Das hat außerdem den Vorteil, dass zwischen  mehreren  Köstlichkeiten  gewählt werden  kann.

Service flying Buffets

Kleine Snacks durch Servicepersonal reichen lassen – Flying Buffets

So sympathisch und stilvoll diese Cateringform  ist, so hoch ist allerdings auch ihr Bedarf an Servicekräften und Geschirr. Um eine flächendeckende und zeitlich adäquate Versorgung von 100 Gästen zu gewährleisten, benötigst du mindestens 5 Servicekräfte und 5 Geschirrsorten.

Letzteres ist beim Fingerfood nicht erforderlich, denn die kleinen Köstlichkeiten werden lediglich mit Serviette gereicht. Genau so  wie  das  Flying  Buffet funktioniert Fingerfood immer zwischendurch, am Anfang und am Ende. Beide mobilen Varianten fördern die Kommunikation der Gäst und damit die Stimmung, denn für die Essen- und Getränkeversorgung sind keine Wege aus den Gesprächskreisen heraus notwendig.


Catering und Dekoration

Fingerfood-Dekoration

Das Auge isst mit!

Das Catering kann nicht nur ideelle, sondern durchaus auch optische Werte des Kongresses “transportieren”. Von der Form und Dekoration der Speisen über die Aufmachung der Cocktails bis hin zu den Schmuckelementen auf Buffets und Tischen – alle Inhalte des Kongresses, die sich mit dem Catering in Verbindung bringen lassen, sollten als Symbole auch präsent sein.

Die Wiederbegegnung mit dem Logo des Veranstalters oder mit dem Schriftzug der Kongress-Mottos sind dabei nur die prägnantesten Varianten. Ist ein Treffen sehr zukunftsorientiert ausgerichtet, kann sich das gern auch in einer futuristischen Deko beim Essen oder am Abend widerspiegeln. Auch das Personal kann mit seiner Anzugsordnung oder auffälligen Accessoires in dieser Richtung Beiträge leisten.

Allerdings sollte die Deko immer zweckdienlich und im passenden Verhältnis zum Gesamtaufwand stehen. Nicht jede vermeintlich originelle Idee kommt bei den Gästen auch so an, wie sie ursprünglich gemeint war. Vernachlässige deswegen nicht die Dekoration: diese geht auf die Gäste ein. Nur wenn Selbstdarstellung und Gäste-Interesse in Übereinstimmung kommen, ist die Zusammenkunft gelungen. Das gilt für die zentralen Anliegen eines Kongresses genauso wie für das Kongress Catering.

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Viel Erfolg bei der Bewirtung der Kongressbesucher
wünschen Dir die Mitarbeiter von
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Wenn es mal nur eine kleine Veranstaltung ist – Catering für Konferenzen

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